Digitaal vergaderen en vacatiegelden

De Coronacrisis laat diepe sporen na in de maatschappij. Zo is fysiek vergaderen nagenoeg onmogelijk. Dit raakt ons allemaal, dus ook de domeingroepen en commissies. Met elkaar van gedachten wisselen om te komen tot een advies of standpunt blijft noodzakelijk. Hoe daarmee om te gaan, ook in relatie tot vacatiegelden? Het bestuur stelt voor 2020 bij deze een tijdelijke regeling voor. Afhankelijk hoe zich het telefonisch of zoom-vergaderen zich ontwikkelt in termen van daadkracht, inzet en efficiëntie, hoopt het bestuur voor volgend jaar een definitieve regeling te kunnen opstellen.

De regeling vacatiegelden voor vergaderingen van domeingroepen en commissies blijft op hoofdpunten ongewijzigd. Dat geldt onder andere voor het maximum aantal vergaderen waarvoor vacatiegelden worden uitgekeerd. Verfijning is echter nodig gelet op de tendens/noodzaak meer digitaal te vergaderen. Kern blijft ook: de belastingdienst eist een onderbouwing voor de uitbetaling van vacatiegelden. Zonder onderbouwing mag de NVDV geen vacatiegelden uitkeren. Onderbouwing gebeurt bij fysieke vergaderingen via het invullen en paraferen van een presentielijst. Bij online-vergaderen is dat uiteraard niet mogelijk. Voor die vergaderingen gelden de volgende regels: iemand maakt notulen van het overleg, inclusief een lijst met deelnemers. Dat verslag gaat naar het bureau, via Virginia Hercules (v.hercules@nvdv.nl). Het bureau handelt dan verder alles af.

Overigens willen we het belang van fysieke vergaderingen blijven benadrukken. Een zoom- of video-vergadering kan zich in termen van efficiëntie tot op heden niet meten met een live-bijeenkomst. Zodra de maatschappelijke omstandigheden zich min of meer hebben genormaliseerd, hoopt het bestuur hierin een werkbare balans te vinden. Zo kunnen we ons vooralsnog voorstellen dat een balans van 1 : 1 heel werkbaar zou kunnen zijn (dus voor de helft fysieke vergaderingen met aanvullend hieraan voor de helft digitale bijeenkomsten).